Bavaria Workshop

Die Bayern Tourismus Marketing GmbH (BayTM) ist die offizielle Dachorganisation der bayerischen Tourismus- und Freizeitwirtschaft. Sie unterstützt und fördert die Destinationen und touristischen Leistungsträger im Freistaat, indem sie u.a. Impulse liefert und Plattformen sowie Netzwerkangebote schafft. Darüber hinaus setzt die BayTM auch gezielte B2C-Maßnahmen um.

Im Zeitraum von 2021 bis 2024 richtete die BayTM einmal jährlich den Bavaria Workshop aus. Hierfür wurden Vertreter europäischer Reiseveranstalter eingeladen, die vor Ort auf Vertreter verschiedener touristischer Leistungsträger trafen. Neben diversen Netzwerkmöglichkeiten und Meeting-Sessions waren ebenso unterschiedliche Fam Trips Bestandteil des 3,5-tägigen Veranstaltungsformats.

Vom ersten Workshop hinweg durfte TourComm die BayTM jährlich bei der Organisation und Umsetzung unterstützen. Aber auch bei der Realisierung der Vorgänger-Formate durfte TourComm bereits mitwirken.

Zu den Aufgabenfeldern im Rahmen der Agenturleistung gehörten folgende Bausteine:

Mit der Website www.bavaria-workshop.converve.io wurde eine zentrale Plattform geschaffen, die sowohl interessierten Reiseveranstaltern Informationen bereitstellte als auch den angemeldeten Teilnehmern die Möglichkeit bot, Termine für den Workshop zu vereinbaren. Hierfür wurde auf die Software eines Drittanbieters zurückgegriffen.

Für die erfolgreiche Umsetzung des Bavaria Workshops wurden pro Veranstaltung bis zu 40 Reiseveranstalter aus 12 europäischen Ländern akquiriert. Dabei konnte TourComm auf sein gut ausgebautes Netzwerk zurückgreifen. Zudem wurden zusätzliche Kontakte durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Die finale Auswahl der Teilnehmer wurde durch den Auftraggeber getroffen – TourComm konnte mit Empfehlungen unterstützen. Bei der Auswahl der Teilnehmer war es entscheidend, eine gute Balance zwischen Big-Playern (u.a. DERTOUR, TUI) und kleineren Veranstaltern mit hohem Wachstumspotenzial zu finden.

Das Einladungsmanagement erfolgte über verschiedene Kommunikationskanäle – von einem ersten Save-the-Date-Mailing bis hin zur gezielten Telefonakquise ausgewählter Kontakte.

Sämtliche Event-Kommunikation mit den internationalen Reiseveranstaltern, auch bzgl. Rückfragen und Supportanfragen, wurde von TourComm übernommen.

Das An- und Abreisemanagement der angemeldeten internationalen Reiseveranstalter erfolgte über TourComm. Für jeden Teilnehmer wurde ein individueller Reiseplan (per Bahn oder Flugzeug) ab seinem präferierten Abfahrtsort ausgearbeitet und abgestimmt. Auch die Koordination der Teilnehmer am An- und Abreisetag zum Startpunkt des Workshops lag bei TourComm. Die Kosten für An- und Abreise übernahm die BayTM mit ihren Kooperationspartnern.

Im Nachgang eines jeweiligen Workshops wurden alle Teilnehmer in Form einer Online-Umfrage bezüglich ihrer Zufriedenheit befragt. So konnten wertvolle Erkenntnisse gewonnen und Handlungsbedarf für den folgenden Workshop abgeleitet werden.